Les 8 étapes à suivre pour la construction d’un plan de formation

La formation est essentiel pour développer les compétences et les connaissances des collaborateurs. Pour qu’une formation soit réellement efficace et réponde à un objectif clair, il est primordial d’élaborer un plan bien structuré.

Quelles sont les étapes clés de l’élaboration d’un plan de formation ?

1. Pourquoi réaliser un plan de formation ?

Le plan de formation est un document qui détaille les actions et les étapes nécessaires au développement des compétences des employés au sein d’une entreprise. Il identifie donc les besoins de formation, établit des objectifs spécifiques et propose des méthodes d’apprentissage adaptées.

LA LOI

Tout d’abord, c’est le Code du Travail qui régit les obligations de l’employeur et des salariés concernant les formations.

L’employeur a également une obligation de formation générale à la sécurité (article L4121-1 et suivants du Code du Travail)

LES FORMATIONS RELEVANT DU PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES

Dans le plan de développement des compétences, sont insérées deux types de formation :

• D’une part, les formations obligatoires relevant d’une réglementation, d’un accord ou d’une convention collective et qui conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction (cf. formation incendie, SST).
• D’autre part, les formations non obligatoires (développement de compétences).

LA CONSULTATION DU CSE

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE doit être consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise et donc sur les formations professionnelles en lien avec ces objectifs. Le plan de développement des compétences doit donc être présenté au CSE (article L2312-24 du Code du Travail).

2. les 8 étapes à suivre pour la construction d’un plan de formation

ÉTAPE 1 : DÉFINIR ET COMPRENDRE LA STRATÉGIE DE L’ENTREPRISE

Premièrement, et avant d’établir un plan de formation à proprement parlé, il est indispensable de définir et de comprendre l’orientation et la stratégie de l’entreprise sur les années à venir :

• Quels sont les défis à venir ?
• Quelles sont les orientations stratégiques ?
• Quels canaux de distribution vont être utilisés ?
• Quels outils vont être mis en place pour réussir ?…

En tenant compte des tendances du marché, des évolutions réglementaires ou encore des nouvelles technologies…, il sera plus facile d’identifier les formations prioritaires en corrélation avec la stratégie de l’entreprise et des besoins des collaborateurs. Cette étude permet également de faire un état des lieux des compétences déjà présentes, des compétences manquantes et d’identifier les points forts et points faibles de la société.

ÉTAPE 2 : ÉVALUER LES BESOINS EN FORMATION

Ensuite, évaluer les besoins en formation permet d’analyser les compétences et les connaissances actuelles des employés afin d’identifier les lacunes et prévoir les formations en conséquence. Cette évaluation se fait à deux niveaux :

• Une évaluation des besoins individuels.
• Une évaluation des besoins collectifs.

L’évaluation des besoins individuels

Les besoins individuels de formation se réfèrent aux compétences et aux connaissances spécifiques requises par chaque employé pour améliorer sa performance, développer sa carrière ou répondre à des exigences professionnelles particulières. Ces besoins peuvent varier en fonction des rôles, des responsabilités et des objectifs individuels de chaque employé au sein de l’organisation (par exemple, un employé peut avoir besoin d’une formation supplémentaire pour acquérir des compétences techniques spécifiques pour son poste).

Les besoins individuels de formation peuvent être identifiés à travers des entretiens individuels, des évaluations de performance, des auto-évaluations, des feedbacks des superviseurs ou des discussions de développement de carrière.

L’évaluation des besoins collectifs

Les besoins collectifs de formation se réfèrent aux compétences et aux connaissances nécessaires à l’ensemble d’un groupe de salariés. Ces besoins peuvent être identifiés en fonction des objectifs organisationnels, des évolutions du marché, des changements technologiques, des réglementations ou des nouvelles pratiques professionnelles (par exemple, si une nouvelle réglementation est mise en place dans l’industrie, il peut être nécessaire de former collectivement tous les employés pour se conformer aux nouvelles exigences).

Les besoins collectifs de formation se distinguent généralement grâce aux analyses de poste, aux revues stratégiques, aux consultations avec les responsables et les équipes concernées, ainsi qu’avec la collecte de feedbacks et de suggestions de différents niveaux de l’organisation.

Par la suite, vous obtiendrez une vue d’ensemble des nécessités et vous pourrez prioriser ces besoins. En général, la pyramide des besoins en formation permet de mettre en valeur les urgences à traiter.

ÉTAPE 3 : ÉTABLIR DES OBJECTIFS DE FORMATION

Établir les objectifs de formation signifie définir clairement le but et les résultats avec le programme de formation. Ces objectifs précisent ce que les apprenants devront être en mesure de faire ou de connaitre à la fin de la formation.

La méthode SMART est le moyen le plus clair pour définir des objectifs :

• Spécifiques : ils doivent être précis et détaillés, expliquant clairement les compétences, les connaissances ou les comportements que les salariés-apprenants doivent adopter.
• Mesurables : pour savoir si les résultats ont été atteints, il faut que les objectifs soient mesurables.
• Acceptables : les objectifs de formation doivent être en adéquation avec la stratégie d’entreprise.
• Réalistes : un objectif de formation doit être pouvoir réalisé en tenant compte des ressources disponibles, du temps alloué et des capacités des apprenants.
• Timé : il faut se fixer une deadline dans l’atteinte des résultats.

Pour la formation incendie en réalité virtuelle, l’objectif de formation est « À la fin de la formation, les participants sauront identifier les différents organes de sécurité, donner l’alerte et prévenir les secours, réagir à un départ de feu, utiliser un extincteur ».

ÉTAPE 4 : CONCEVOIR LE PROGRAMME DE FORMATION

La conception du programme de formation est l’étape qui permet de relier les méthodes et outils pédagogiques aux objectifs identifiés, afin formaliser concrètement la formation. Dès lors, un programme de formation viable est un plan de formation simple, clair et précis, qui aborde les thématiques suivantes :

• Les sujets et les compétences proposés par le programme.
• Les méthodes d’apprentissage : simulations, jeux, études de cas…
• Les supports utilisés : guides, vidéos, présentation…
• Les évaluations tout au long du programme pour mesurer la progression des collaborateurs : quizz, questionnaires…
• Les ressources nécessaires : intervenant extérieur, salle, outils informatiques…
• Le lieu : en présentiel ou en distanciel.
• La planification des séances de formation.

Enfin, la communication du programme de formation aux employés concernés est primordiale pour une implication de chacun.

ÉTAPE 5 : BUDGÉTISER LE PLAN DE FORMATION

En outre, la mise en place d’un programme de formation va nécessiter très souvent des besoins financiers, à différents niveaux. En estimant précisément les coûts financiers, cela permet une vision à 360° du plan de formation pour s’assurer de sa faisabilité.

Les coûts directs

Les coûts directs vont être la location du matériel, le prix de la prestation des organismes de formation, les frais de déplacement et/ou d’hébergement, les manuels, les supports utilisés…

Les dépenses indirectes

Les coûts indirects concernent le temps passé par les salariés, en interne, les ressources humaines, les frais administratifs…

La logistique

Si la formation nécessite des déplacements, des hébergements, ces frais sont rattachés aux coûts logistiques.

ÉTAPE 6 : METTRE EN PLACE LE PLAN DE FORMATION

Établir un plan de formation c’est bien, le mettre en action c’est mieux ! Une bonne mise en place du plan de formation passe par une communication en amont auprès des équipes, la préparation des ressources, le déroulement des formations, le suivi de la progression des salariés-apprenants, l’anticipation des plannings…

ÉTAPE 7 : ÉVALUER L’EFFICACITÉ DE LA FORMATION

Cette dernière étape consiste à évaluer l’efficacité du projet de formation, en mesurant les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés : questionnaires de satisfaction, tests de connaissances ou retours d’information des superviseurs.

ÉTAPE 8 : FAIRE UN BILAN

Il est important de faire un bilan à long terme des formations dispensées afin d’en assurer le suivi et l’adaptation. Mesurer les résultats pour apporter les ajustements nécessaires est également primordial, pour anticiper les plans de formation à venir.

Le suivi et l’adaptation sont des étapes essentielles pour s’assurer que la formation reste pertinente, efficace et répond aux besoins des apprenants et de l’organisation. Cela permet d’optimiser les investissements en matière de développement des compétences et de garantir des résultats positifs.