C’est tout simple pour calculer votre ROI sur votre système de sécurité incendie…c’est impossible !

Et voilà ! On vous l’avait dit que c’était simple.

Plus sérieusement, il n’y a pas de ROI à calculer sur votre système de sécurité…Par contre, nous pouvons parler pérennité de votre entreprise !

“Une étincelle négligée fait un puissant feu.”
– Robert Herrick, poète anglais –

La gestion d’une entreprise est imprévisible, vous ne savez jamais ce qu’il va se passer demain, dans une semaine, dans un mois, dans un an, dans une décennie !

Mais, avez-vous déjà pensé à ce qui se passerait si votre entreprise était impliquée dans une situation d’urgence et comment assurer la pérennité de celle-ci ?

Le feu : menace à forte croissance

Vous êtes dans une chambre d’hôtel en déplacement lorsque vous recevez un coup de téléphone. Vous décrochez et vous reconnaissez la voix du voisin de votre entreprise : « Votre entreprise est en feu ! ». Sans équipement de détection précoce, les flammes dépassaient déjà la toiture du bâtiment quand ils s’en sont rendu compte. Paniqués, ils ont contacté les secours et ensuite retrouvés votre numéro pour vous avertir…

Mais il est trop tard, l’activité ne redémarrera pas de sitôt… Que vont faire les clients ? Les salariés ? L’assureur est un partenaire vital dans ce type de situation, mais il ne vous ramènera pas vos clients et vos salariés après plusieurs mois d’arrêt d’exploitation.

Ce scénario catastrophe n’est pas une utopie et peut frapper n’importe quelle entreprise à n’importe quel moment.

Les incendies peuvent menacer votre croissance détruisant au passage tous vos efforts et votre dur labeur.

Un plan d’actions pour gérer les crises

Des événements imprévisibles tels que les incendies, les défaillances des systèmes technologiques et les catastrophes naturelles peuvent avoir de graves répercussions sur votre entreprise. Les entrepreneurs devraient avoir des moyens d’alertes efficaces pour réagir au plus tôt et un plan d’actions pour assurer la continuité d’activité.

Un plan bien organisé peut vous empêcher d’oublier des étapes cruciales dans le feu de l’action (sans mauvais jeu de mots).

Un plan de continuité des activités (PCA) d’une entreprise consiste à mettre en place des mesures préventives et curatives pour garantir la survie de l’entreprise en cas de sinistre. Il s’agit de redémarrer l’activité le plus rapidement possible avec le minimum de perte.

Les types de perturbations que vous pourriez rencontrer varient en fonction de votre entreprise, mais généralement, nous pouvons trouver :

  • La perte de vos locaux : Avez-vous un autre emplacement ? Pouvez-vous louer un bâtiment temporaire ? L’évaluation régulière des risques et les systèmes de détection incendie adéquats ne sont qu’une partie de l’iceberg ! Il faut en effet vous préparer à tout type d’urgence comme les inondations, le vol ou le vandalisme.
  • La perte de vos moyens de production et/ou de stockage : Avez-vous une liste de sous-traitants avec qui travailler en cas de sinistre ? Avez-vous un établissement secondaire qui pourrait traiter les commandes provisoirement ?
  • La perte de données : Avez-vous un système en place pour réaliser des sauvegardes régulières ? Stockez-vous ces copies de sauvegarde à proximité du matériel informatique, dans la même pièce ? Avez-vous un équipement de sauvegarde secondaire ?
  • La perte d’approvisionnement : Vos fournisseurs ont-ils un plan de continuité des activités ? Sinon, avez-vous un fournisseur de secours ?

Pensez donc à vos produits et services essentiels et aux mesures que vous pourriez mettre en place en cas de perturbations répertoriées ci-dessus.

Les principaux avantages d’un plan de continuité d’activité

Personne ne peut prédire l’avenir. Cependant, vous pouvez être prêt avec un plan de continuité d’activité solide et à jour. La mise en place d’un plan montre à vos employés, actionnaires et clients que vous êtes une organisation proactive et résiliente. Il améliore l’efficacité globale de votre entreprise et vous aide à allouer les bonnes ressources financières et humaines pour maintenir votre entreprise opérationnelle pendant une grave interruption.

Voici 8 étapes de base à garder à l’esprit lors de l’élaboration de votre plan.

1. Mettre sur pied une équipe dédiée

C’est une bonne idée d’attribuer clairement la responsabilité de la préparation aux situations d’urgence à une équipe. Sélectionnez quelques gestionnaires / individus ou un comité existant pour prendre en charge le projet.

Il est conseillé de désigner une personne pour diriger le processus de planification. Vous devez également vous assurer que ce « gestionnaire des urgences » a le pouvoir de faire avancer les choses.

Comme pour les autres aspects commerciaux, la planification d’une urgence repose sur les éléments suivants :

  • Une compréhension des objectifs organisationnels
  • Recherche solide sur les risques
  • Alternatives créatives à des défis uniques
  • Processus décisionnel fiable

2. Maintenir les services et fonctions essentielles

Lors d’une urgence, votre entreprise peut subir une interruption de vos opérations en raison de:

  • Un absentéisme élevé du personnel
  • L’indisponibilité des fournitures et du matériel
  • L’interruption de services comme l’électricité, les transports et les communications.

Déterminez comment votre organisation maintiendra les services / fonctions essentiels en cas d’urgence.

Cela signifie que votre entreprise peut être contrainte de modifier, de réduire, voire d’éliminer des services / fonctions spécifiques pour faire face aux impacts de l’urgence. Ces impacts peuvent être ressentis dans toute l’organisation ou localisés dans des unités commerciales spécifiques.

Au début des discussions, vous constaterez peut-être que vous disposez de ressources existantes que vous pouvez utiliser pour extraire des informations sur les services essentiels de votre organisation.

3. Identifier les compétences requises et la réaffectation du personnel

Dans le cadre de votre processus de planification de la continuité des activités, vous devrez identifier le nombre d’employés et les compétences nécessaires pour exécuter et maintenir les services / fonctions essentiels.

Essayez d’identifier toutes les exigences spéciales nécessaires pour exécuter les services / fonctions essentiels (par exemple, licence pour utiliser des machines lourdes).

Vous pouvez également préparer une liste des tâches et compétences spéciales requises dans les situations d’urgence et les affecter aux employés appropriés, par exemple l’équipe de gestion de crise, le soutien aux employés, la sauvegarde informatique, la définition des périmètres de sécurité, etc.

4. Identifier les problèmes potentiels

Discutez de ce qui se passera si vous devez réduire, modifier ou éliminer les services ou fonctions essentiels. Documentez les points suivants :

  • Tous les problèmes identifiés
  • Plans d’action pour chaque problème
  • Les responsabilités des personnes désignées pour chaque service ou fonction essentielle.

5. Préparer un plan pour chaque service / fonction essentiel

Chaque plan d’actions pour la maintenance des services essentiels devrait comprendre :

  • Une description du service ou de la fonction
  • Personnes responsables de la mise en œuvre du plan d’actions
  • Sauvegarde des individus
  • Problèmes d’impact sur les entreprises
  • Plans d’actions : inclure des éléments clés tels que le plan de communication des notifications, la réinstallation du personnel, les ressources alternatives, les fournisseurs, etc.
  • Besoins en ressources

Il vaut faudra également être proactif en contactant des clients importants pour atténuer les pertes. Répertoriez les clients clés qui auraient besoin et attendent une notification personnelle de votre part, ou qui seraient offensés ou changeraient de fournisseurs s’ils n’étaient pas contactés.

6. Examen avec l’équipe de préparation aux situations d’urgence

Vous devez présenter une ébauche du plan de continuité des activités à votre équipe de préparation aux urgences pour examen et / ou commentaires. Étant donné que le comité aura une compréhension de l’impact global d’une urgence sur l’entreprise, il doit examiner pour s’assurer que votre plan :

  • Est cohérent pour toutes les unités commerciales / tous les départements.
  • Aborde tous les éléments critiques.

Le comité devrait également être chargé de suivre l’avancement de l’initiative.

7. Réviser, tester et mettre à jour le plan

Soyez proactif : mettez votre plan à l’épreuve en effectuant des essais. Cela vous aidera à identifier tout aspect manquant ou toute faiblesse.

Pour savoir quel plan conviendra le mieux à vous et à vos besoins, contactez-nous pour en discuter : soyez proactif pour votre entreprise !

Chez Sécuripro, nous vous aidons à mettre en place votre plan de pérennité pour votre entreprise afin que celui-ci réponde au mieux à tous vos besoins et vous permette d’être plus serein.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations par téléphone au 0 800 820 241 ou par mail à contact@securipro.eu.

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